Cómo elegir un Software Administrativo Contable

La elección de una aplicación de software, y en particular de un sistema administrativo contable no es una tarea sencilla. Existen múltiples factores a considerar, en donde cada Asociación de Ahorro tiene sus particularidades y por ende el sistema debe estar orientado hacia sus procesos. A continuación se detallan algunas recomendaciones:

Antes de comprar el software

Establezca de forma escrita una lista de requerimientos mínimos para la Asociación y defina prioridades para evaluar las opciones disponibles.

Existen algunas metodologías disponibles en tal sentido:

  • Manuales y Ayudas, solicite que dicho material le sea suministrado al menos en forma digital para validar su calidad y alcance. Usualmente no se encuentra actualizado con la última versión, pero debe exigir le sea entregado durante la implantación.
  • Tecnología y plataforma, aunque no sea un experto en la materia y no cuente con asesores que lo orienten verifique que sus fabricantes sean reconocidos y pueda eventualmente establecer contacto directo, local preferiblemente, en caso de una contingencia en la que su proveedor directo no pueda apoyarle.
  • Marca y propiedad intelectual registrada, toda aplicación debe contar con sus registros al día que le ofrezcan seguridad en que no se trata de una copia ilegal. En Venezuela el Ente autorizado se llama Servicio Autónomo de la Propiedad Intelectual (SAPI) (http://www.sapi.gob.ve/).
  • Soporte, aclare los medios usados para contar con soporte y tiempo de respuesta mínima, de acuerdo a su prioridad.
  • Sistemas Operativos, verificar con el proveedor del software bajo que sistemas operativo se ejecuta eficientemente la aplicación.
  • Licencias, establecer con el proveedor del software la posibilidad de contratar licencia del tipo “Llave en Mano”, que permitirá satisfacer las necesidades especificas de la Asociación.
  • Garantía, aclare su alcance y tiempo de cobertura por escrito.
  • Tiempo en el mercado de la aplicación, lo cual no es una garantía pero tampoco debe ser menospreciado, un software maduro no toma menos de diez años desarrollar.
  • Aspectos legales y fiscales, dado que su negocio se desarrolla bajo un entorno regido por leyes y normas vigentes consulte sí las mismas son efectivamente consideradas por la aplicación y al momento de existir modificaciones a la normativa vigente por parte de los entes gubernamentales, los costos que los cambios origine sean bajos.
  • Interfaz de usuario. Este aspecto es usualmente el primero y principal considerado por los usuarios para favorecer una opción, sin embargo, no es el mas importante, claro está esto siempre ayuda a reducir la resistencia al cambio.
  • Normas y Procedimientos internos. Este es uno de los elementos primordiales que no es considerado antes de tomar la decisión de adquirir e implantar una aplicación, sí su Asociación no está preparada el sistema no resolverá dichas deficiencias.
  • Revisar, y/o mejorar en lo posible el personal usuario con que cuenta, sino posee el recurso humano mínimo para emprender el proyecto es preferible postergar su inicio.

Por último, descarte las opciones que no cubran las expectativas mínimas antes descritas.

Para la toma de decisión por una opción
  • Validar referencias y credenciales de cada proveedor y experiencias previas similares a de otras Asociaciones de Ahorro.
  • Revisar propuesta económica no solo para el momento de la adquisición sino luego de implantado el producto tomando en cuenta su presupuesto. Incluyendo el hardware, sistemas operativos, redes y otras inversiones exigidas para su pleno funcionamiento.
  • Infórmese acerca de la posibilidad de contar con adaptaciones para mejoras particulares de su Asociación, condiciones y precio de la consultoría, en caso de requerirlas.
  • Pida una demostración del producto y de ser posible solicite instalación de un Demo para probar funcionamiento en su ambiente de trabajo con una prueba estándar.
  • Solicite copia del contrato de licencia u otra modalidad de uso que defina con el proveedor así como del Contrato de mantenimiento post-venta y busque preferiblemente asesoría en tal sentido.
Al implantar

La etapa de implantación es la mas importante una vez haya elegido el producto y su proveedor, existen diversas metodologías, es recomendable que se establezca su uso según los recursos disponibles.

  • Defina claramente las responsabilidades de parte de su personal y del proveedor.
  • Participe en el diseño de un plan de trabajo realista según su disponibilidad, la del Proveedor y la de su Personal para asegurar una adecuada dedicación a cada una de las tareas a realizar y haga seguimiento diario o por sesión de trabajo al avance real obtenido. La falta de supervisión acarrea costos adicionales al proyecto y el incumplimiento de las metas fijadas.
Para Mantener

Mantenga contacto permanente con su Proveedor, una buena comunicación siempre es la mejor herramienta para asegurar que su inversión no se pierda. Instalando oportunamente las actualizaciones disponibles y siempre reportando y documentando los detalles que surjan con la misma para evitar contratiempos.

Cuando rote el Personal de la Asociación asegúrese que en su inducción se le imparta un adiestramientocompleto, según sus responsabilidades. Esta es una de las principales causas que ocasionan el desuso de un sistema.

Haga respaldos periódicos de la base de datos fuera del servidor, es lo único que le permitirá restablecer el estado del sistema ante una contingencia. Planifique una auditoría anual con apoyo del proveedor para asegurar la consistencia de la data y que la parametrización se encuentra acorde con las actividades administrativas y contables de la Asociación.

Ante cambios previstos en los procesos internos o del entorno de la Asociación establezca planes de acción junto con su proveedor incluyendo cambios y mejoras en el hardware que alteren al sistema.

“La Superintendencia, no recomienda ni posee registro de proveedores de Software Administrativo Contable”